Zadrži i otpusti za smrznute proizvode: rezultati ispitivanja na čekanju i nepovoljni rezultati

Partija smrznutih proizvoda trebala bi ostati u definiranom statusu dok se ne zabilježi odobrena odluka o kvaliteti. Praktični sustav povezuje fizičku zalihu, inventarnu knjigu, točno izvješće o ispitivanju i osobu koja može odobriti njegovu sljedeću upotrebu. "Uzorak poslan", "negativ ekrana", "kupac obaviješten" i "otpušten" opisuju različite događaje. Tretiranje njih kao međusobno zamjenjivih stvara rizik koji se može izbjeći kada se približi rok kontejnera.

Odluka počinje sa stvarnim proizvodom, namjeravanom uporabom, odredištem i zahtjevom za prihvaćanje. Ugovorno odstupanje boje, nevažeći uzorak i potvrđeni nalaz patogena zahtijevaju različite pretrage. Odgovor također ovisi o tome jesu li zalihe ostale u tvornici, predane su prijevozniku ili su već pod kontrolom nadležnih tijela. Ovaj članak nudi predloženu metodu upravljanja narudžbama; njegove DEMO količine i identifikatori su ilustrativni.

Svakoj seriji dodijelite fizički i elektronički status

Definirajte puno na razini koju podržavaju zapisi o proizvodnji i sljedivosti. Narudžbenica može sadržavati nekoliko serija sirovina, ciklusa prerade ili datume pakiranja. Nasuprot tome, jedna proizvodna serija može biti podijeljena između nekoliko narudžbi kupaca. Zabilježite te odnose prije dodjele oznake HOLD. Broj kontejnera identificira jedinicu pošiljke; ne definira automatski proizvodnu seriju ili opseg analitičkog uzorka.

Fizičko ograničenje trebalo bi biti prepoznatljivo osoblju skladišta i odražavati se u sustavu koji se koristi za dodjelu i otpremu zaliha. Identificirajte mjesto skladištenja, proizvod, seriju, količinu, pakiranje i šifru razloga. Zapis bi trebao pokazati tko je stvorio zadržavanje i kada. Izbjegavajte opis kao što je "problem s brokulom" koji bi se mogao odnositi na nekoliko paleta. Ako sustav ne može elektronički blokirati dodjelu, dokumentirajte kompenzacijske fizičke i nadzorne kontrole.

Dogovorite se o malom skupu uvjeta statusa i objasnite ih. Ispitivanje u tijeku, pregled u tijeku, zadržano radi istraživanja, odobreno za određenu uporabu, odbijeno i odloženo mogu biti korisne razlike. To su operativna stanja, a ne kategorije laboratorijskih rezultata. Proizvod može imati negativan rezultat dok je na čekanju za pregled jer identitet uzorka nije razjašnjen. Drugi može biti ovlašten samo za odobrenu rutu obrade prema stvarnim pravnim i ugovornim uvjetima.

Pristup promjeni statusa zaliha zahtijeva vlastitu kontrolu. Komercijalno osoblje može priopćiti datume i zatražiti odluke; imenovano tijelo za izdavanje odobrava raspolaganje. Zabilježite referencu odobrenja i zadržite prethodno stanje. Ako se skladište proširi s jedne palete na nekoliko proizvodnih serija, sačuvajte i izvorni opseg i prošireni opseg s razlogom. Tiha zamjena jučerašnje proračunske tablice uklanja informacije koje bi kasnija istraga mogla zatrebati.

Plan za podijeljeno vlasništvo. Tvornica, zasebna hladnjača, konsolidacijsko skladište i prijevoznik mogu držati dio količine. Njihove lokalne oznake ili kodovi sustava mogu se razlikovati. Koordinacijski zapis trebao bi identificirati odgovornu osobu za kontakt i potvrdu za svaku lokaciju. Slanje zahtjeva za čekanje je radnja; primanje potvrde da je dionica blokirana poseban je događaj. Iskoristite tu razliku u korisničkom ažuriranju.

Početna obavijest o zadržavanju treba biti dovoljno koncizna da se brzo izvrši: proizvod i serija, lokacije, količine, ograničenje, vlasnik, vrijeme i sljedeći pregled. Priložite relevantno izvješće ili referencu incidenta kroz kontroliranu datoteku. Timovima za skladištenje i otpremu trebao bi dati posebne upute, a tehnički zaključak prepustiti pregledu. Pretrpan e-mail koji sadrži špekulacije može odgoditi jednostavnu radnju sprječavanja neželjenog slanja.

Odvojite rezultate na čekanju, pretpostavljene, potvrđene i nevažeće rezultate

Pročitajte izvorni tekst izvješća prije tumačenja rezultata. Metoda može proizvesti pretpostavljeni nalaz koji zahtijeva potvrdu. Drugi može izdati konačni rezultat prema svom validiranom postupku. Izvješće također može biti nevažeće, kvalificirano, izvan traženog opsega ili ne može podržati izjavu o sukladnosti. Sačuvajte te uvjete u datoteci serije i pitajte laboratorij što metoda dopušta odgovornom recenzentu da zaključi.

Rezultati na čekanju zahtijevaju pravilo izdavanja dogovoreno za narudžbu. Utvrdite koji se testovi moraju dovršiti prije otpreme i koji dokumenti podržavaju druge faze. Kupac može zatražiti rezultate pesticida prije otpreme, na primjer, dok zasebne provjere higijene pripadaju tvorničkom programu. Zadržavanje treba točno navesti koji nedostajući dokaz sprječava sljedeću radnju. "Svi testovi izvanredni" nije od pomoći ako je stvarna neriješena stavka jedna analiza jednog ostatka specifična za matricu.

Pretpostavljeni mikrobiološki nalaz zahtijeva brzu pozornost u skladu s primjenjivom metodom i planom sigurnosti hrane. Zabilježite vrijeme obavijesti, put potvrde i neposredne kontrole proizvoda. Laboratorijska najbrža faza instrumenta nije nužno potpuni vremenski rok za izvješćivanje. Zatražite preostale korake i očekivano vrijeme ažuriranja. Nabava zatim može planirati narudžbu bez opisivanja nedovršene analize kao potvrđenog rezultata ili potpunog prolaza.

Za kemiju zadržite usporedne znakove, jedinice, osnovu za izvješćivanje i točnu granicu prihvatljivosti. Prijavljena vrijednost ispod granice kvantifikacije nije izmjerena nula. Za granični broj možda će trebati laboratorijska preciznost izvješćivanja, informacije o nesigurnosti i primjenjivo pravilo odlučivanja. Ova bi pitanja trebala riješiti kvalificirani recenzent i relevantni zahtjevi, a ne zaokruživanjem ćelije proračunske tablice dok se ne pokaže da ispunjava ugovor.

Nevažeći ili neprikladni uzorak ne rješava status proizvoda. Saznajte je li problem nastao zbog prikupljanja, čuvanja, transporta, količine uzorka, smetnje matrice ili ograničenja metode. Ispravljeni plan trebao bi riješiti taj uzrok. Ponovno slanje identičnog uzorka pod istim neprikladnim uvjetima gubi vrijeme i može stvoriti drugo izvješće s istim ograničenjem. Ograničenje inventara ostaje povezano s neriješenim pitanjem izdanja.

TheAmeričko pravilo o korektivnim radnjama u 21 CFR 117.150pruža jedan jurisdikcioni primjer pisanih korektivnih postupaka i evaluacije pogođene hrane. Mora se utvrditi njegova primjenjivost za operaciju. Međunarodni kupac još uvijek može koristiti pitanja upravljanja - što se dogodilo, koja je hrana pogođena i tko odobrava dispoziciju - bez predstavljanja američkog pravila kao univerzalnog standarda carinjenja.

Pratite potencijalno pogođeni prozor proizvodnje

Započnite s događajem koji je potaknuo zadržavanje i identificirajte relevantnu granicu. Pogrešan recept za kodiranje datuma može započeti intervencijom kodera. Neuspješna verifikacija uređaja za otkrivanje može zahtijevati pregled unazad do zadnje zadovoljavajuće provjere prema proceduri stranice. Problem sirovina može povezati nekoliko gotovih lotova putem zajedničkog unosa. Mikrobiološko ispitivanje može zahtijevati širu procjenu korištenja linije, vremena i mogućih putova prijenosa.

Izgradite vremensku crtu iz zapisa koji su napravljeni tijekom operacije. Uključite prijem i izdavanje sirovina, početak i zaustavljanje proizvodnje, identifikatore linije ili opreme, čišćenje, održavanje, promjene pakiranja, preradu i uzorkovanje. Držite vremenske oznake u dosljednoj vremenskoj zoni ili prikažite konverziju. Narudžba pakirana u ponoć može sadržavati više od jednog koda datuma dok se oprema ili sastojci dijele. Stoga je jedan kalendarski datum slaba zamjena za stvarnu povijest rada.

Povežite vremensku crtu s genealogijom dionica. Pokažite kako je sirova partija ušla u preradu, je li materijal miješan, koje su pakirane serije stvorene i kamo su te ambalaže otišle. Uključite zadržane uzorke, laboratorijske uzorke, rezultate ispitivanja, preradu i odbijeni materijal ako utječu na usklađivanje. Popis pošiljki koji sadrži samo kupčevu prodaju izostavlja količine koje mogu pomoći u utvrđivanju zahvaćene granice.

Dokaze za isključivanje puno dokumentirajte jednako pažljivo kao i dokaze za njihovo uključivanje. Različit naziv proizvoda ne uspostavlja čistu granicu ako su oba proizvoda koristila isti potencijalno pogođeni put. Drugi datum pakiranja može, ali i ne mora biti važan. Recenzent bi trebao identificirati relevantno fizičko ili procesno odvajanje i prateću evidenciju. To čini užu odluku branjivom umjesto da je samo prikladna.

Opseg istrage neka bude privremen sve dok odgovorni tim ne dobije dovoljno dokaza da to potvrdi. Započnite s neposrednim kontrolama potrebnim za poznatu zalihu, a zatim proširite ili pročistite opseg prema opravdanosti. Svaka revizija treba identificirati što se promijenilo i zašto. Privremeno zadržavanje može biti šire od konačne pogođene količine, pod uvjetom da zapis čuva pregled. Preciznost se poboljšava kako dokazi pristižu; ne treba ga izmišljati u prvoj obavijesti.

Za DEMO incident, neobrađena serija RA ulazi u serije P1 i P2, dok RB ulazi u P2 i P3. Pakiranje P2 podijeljeno je između dvije narudžbe kupaca. Problem povezan s RA ne može se procijeniti gledanjem narudžbenice samo jednog kupca. Istraživaču je potrebna raspodjela inputa i bilo kakva procjena miješanja ili prijenosa. Ovi izmišljeni odnosi pokazuju zadatak sljedivosti i ne uspostavljaju stvarni događaj kontaminacije.

Koristite daljnje testiranje kako biste odgovorili na definirano pitanje

Navedite svrhu dodatnog testiranja prije uzimanja drugog uzorka. Ponovna analiza originalnog testnog dijela, analiza zadržanog split-a i novi uzorak sa zaliha rješavaju različita pitanja. Oni mogu istražiti analitičku izvedbu, heterogenost uzorka ili trenutno stanje definirane serije. Zabilježite koje je pitanje postavljeno, metodu, porijeklo uzorka i odluku koju dodatni rezultat može poduprijeti.

Sačuvajte izvorni rezultat i sve laboratorijske izmjene. Kasniji izvještaj trebao bi identificirati dopunjuje li ili službeno zamjenjuje raniji izvještaj prema laboratorijskom postupku. Sažetak dobavljača trebao bi zadržati taj odnos. Proslijeđeni PDF s drugim brojem nije dovoljan kada kupac ne može utvrditi je li izvorni nalaz poništen, potvrđen ili je jednostavno uslijedio drugi rezultat uzorka.

Za mikrobiološke nalaze, negativan rezultat dodatnih jedinica ne briše automatski važeći pozitivan. Distribucija unutar partije i plan uzorkovanja su važni. Primjenjivo tijelo, metoda i program sigurnosti hrane određuju odgovarajući odgovor. Dodatni rad trebao bi podržati istragu i raspolaganje unutar tog okvira. To ne bi trebalo postati potraga za povoljnim izvješćem koje bi zamijenilo nezgodan rezultat.

Praćenje okoliša također ima definiran opseg. Uzorkovanjem očišćenog dijela opreme može se ocijeniti korektivni rad na tom mjestu. Ne opisuje izravno stanje prethodno proizvedenih kartona. Povijest proizvoda, namjeravana uporaba i procjena prijenosa ostaju relevantni. Čuvajte dokaze o učinkovitosti čišćenja, ponovnom pokretanju linije i ranijem odlaganju proizvoda u povezanim, ali različitim zapisima.

TheSmjernice za kontrolu kanadske listerijeiRTE politika Ministarstva zdravstva Kanadepokazati uvjetne pristupe praćenja za specifične vrste nalaza. Njihovi numerički nizovi pripadaju njihovom kanadskom RTE kontekstu. Pregledatelj narudžbi trebao bi identificirati stvarno primjenjivo pravilo umjesto usvajanja poznatog primjera za svaki zamrznuti proizvod.

Dogovorite se tko plaća dodatne analize, tko odabire laboratorij i tko prima originalna izvješća prije nego što dođe do svađe. Komercijalna odgovornost za troškove odvojena je od tehničkog tijela koje odlučuje o statusu proizvoda. Ugovor može uspostaviti postupak za neslaganje, dok primjenjive obveze u vezi sa sigurnošću hrane i dalje upravljaju proizvodom. Zabilježite svaku neovisnu procjenu i sačuvajte potpuni uzorak i kvalifikacije laboratorija.

Uskladite količine prije odobrenja zbrinjavanja

Napravite knjigu količina koristeći jednu jasnu jedinicu i osnovu. Neto kilogrami proizvoda, bruto kutije i broj paleta različite su mjere. Ako zadržavanje počinje u kartonima, zadržite konfiguraciju sanduka i neto težinu kako bi pregledatelj mogao dosljedno pretvarati količine. Zabilježite djelomične kutije, oštećena pakiranja i sva ovlaštena povlačenja uzoraka. Izbjegavajte zaokruživanje malih salda koji kasnije postaju neobjašnjivi inventar.

Razmotrite DEMO lot od 1000 kg pakiran u 100 kartona od 10 kg neto. Trenutačna knjiga pokazuje da je 800 kg u tvornici na čekanju, 150 kg otpremljeno vanjskom primatelju, 10 kg dodijeljeno zadržanim uzorcima i 40 kg potkrijepljeno zapisom o ovlaštenom odlaganju. Aritmetika iznosi 1000 kg, ali za vanjskih 150 kg i dalje treba potvrditi status primatelja. Uravnotežena knjiga stoga sama po sebi ne potvrđuje da je sva pogođena hrana kontrolirana.

Zapis primatelja treba identificirati pošiljku, stvarnu primljenu količinu, preostalu količinu, svaku daljnju distribuciju i primijenjeno ograničenje. Zabilježite vrijeme potvrde i ulogu kontakta. Ako se dio zaliha pomaknuo, prijeđite na sljedeću lokaciju umjesto da cijelu količinu originalnog primatelja označite kao sigurno blokiranu. Procjena distribucije pripada odgovornom timu za incident i relevantnim zakonskim obvezama.

Ovlaštena prerada zahtijeva vlastite ulazne i izlazne zapise. Navedite dopušteni put obrade, odgovorno mjesto, prenesene količine, referencu validacije ili odobrenja ako je potrebno i identitet dobivenog proizvoda. Premještanje kartona u područje za preradu ne dovršava njihovo zbrinjavanje. Glavna knjiga bi trebala spriječiti da se isti kilogrami broje i kao zadržana izvorna zaliha i kao pušteni prerađeni rezultat.

Odlaganje i povrat također zahtijevaju dokaze o izvršenju. Uputa za uništavanje razlikuje se od zapisa da je navedena količina uništena. Povratna rezervacija razlikuje se od fizičkog povrata i primitka. Sačuvajte dokumente koji odgovaraju stvarnoj metodi i lokalnim zahtjevima, sa serijom, količinom, datumom i odgovornom stranom. Dokumentacija o komercijalnom kreditu trebala bi biti usklađena s fizičkim raspolaganjem, a da se ne smatra dokazom toga.

Možemo koristiti knjigu količine za koordinaciju podataka o tvornici, hladnjači i otpremi za istragu kupaca. Tim za kvalitetu zatim bilježi koje su količine prihvatljive za predloženi sljedeći korak. Ako je bilanca nepotpuna, datoteka treba objasniti prazninu i radnju za njezino rješavanje. Rok otpreme ili financijska nagodba ne bi smjeli tiho pretvoriti nepoznatu količinu u obračunatu.

Rukujte otpremljenim ili službeno zadržanim zalihama preko pravog vlasnika

Nakon što je roba otpremljena, odredite njezinu stvarnu lokaciju i skrbništvo. Kontejner može biti na terminalu podrijetla, u tranzitu, na odredištu, na pregledu ili unutar kupčeve hladnjače. Svaka pozicija ima drugog praktičnog vlasnika za pristup, napajanje, uzimanje uzoraka i kretanje. Zabilježite reference prijevoznika, rezervacije i kontejnera uz serije proizvoda kako bi tim za incident mogao povezati komercijalnu pošiljku sa zahvaćenom zalihom.

Uvoznik ili ovlaštena lokalna strana prati upute nadležnog tijela na odredištu. Dobavljač osigurava traženo podrijetlo, obradu, uzorke i zapise o ispitivanju kroz dogovoreni kanal. Čuvajte referencu slučaja nadležnog tijela, pisana ograničenja, ovlašteno uzorkovanje ili testiranje i stvarnu odluku. Obavijest o izdanju koju je generirao dobavljač ne može zamijeniti dopuštenje nadležnog tijela ako službeno zadržavanje ostaje na snazi.

Temperatura i dokaz pakiranja mogu podržati istragu bez odlučivanja o sukladnosti laboratorija. Sačuvajte podatke zapisivača, zapise o hlađenju gdje su dostupni, fotografije utovara, povijest tuljana, opažanja dolaska i čuvanje uzoraka. Neoštećeni pečat može pomoći u utvrđivanju povijesti primopredaje, dok ostavlja mikrobiološki ili kemijski status izvornog proizvoda neriješenim. Jedna fotografija s prikazom temperature također ne može rekonstruirati cijelo putovanje.

Dogovorite ritam komunikacije s klijentima. Prva obavijest trebala bi identificirati potvrđeni opseg, trenutne kontrole i vrijeme sljedećeg ažuriranja. Naknadne obavijesti dodaju dokaze i odluke sa svojim referencama. Razlikujte očekivani datum izvješća laboratorija od očekivanog datuma pregleda nadležnog tijela. Oba se mogu promijeniti i nijedno ne bi trebalo predstavljati kao zajamčeni datum carinjenja.

Ako distribuirana hrana može zahtijevati povlačenje ili opoziv, odgovorne tvrtke slijede svoje dogovore o incidentima i primjenjive obveze obavješćivanja. TheFSA smjernice za incidenteje koristan primjer razlike između kontrole proizvoda unutar lanca i radnji koje uključuju potrošače. Stvarna odredišna pravila i odgovorne strane reguliraju odgovor na određenu pošiljku.

Zatvorite zadržavanje s potpisanim otpuštanjem ili zapisom o odlaganju

Zapisnik o zatvaranju trebao bi identificirati proizvod, seriju, količinu, pregledane dokaze, odluku, ovlaštenu upotrebu ili odredište, ograničenja i osobu koja je odobrila. Povežite izvorno izvješće, naknadnu analizu, istragu, knjigu količine i bilo koje upute nadležnog tijela. Držite se datuma i vremena odobrenja. Operater skladišta trebao bi moći locirati referencu odluke bez tumačenja cijelog razgovora putem e-pošte.

Otpuštanje se može primijeniti na definirani podskup kada dokazi podupiru tu granicu. Identificirajte točne palete, kartone ili rezultirajući proizvod i zadržite ograničenje na ravnotežu. Ako se odluka promijeni nakon novih informacija, sačuvajte prethodno odobrenje i zabilježite reviziju. Ovo je posebno važno kada je zaliha dodijeljena nekoliko narudžbi s različitim odredištima ili ugovornim zahtjevima.

Zatvorite korektivne radnje odvojeno od trenutne odluke o zalihama kada preostane daljnji rad. Puno bi moglo imati ovlašteno raspolaganje dok je redizajn opreme, obuka osoblja ili ponovno odobrenje dobavljača još otvoreno. Dajte svakoj radnji vlasnika, rok i provjeru učinkovitosti. Zatvoreni zahtjev kupca ne zatvara automatski temeljnu preventivnu radnju, osobito kada bi isti uzrok mogao utjecati na kasniju narudžbu.

DEMO komunikacijski dnevnik može olakšati testiranje kontrolne sekvence. U 14:00 sati koordinator za kvalitetu prima obavijest o laboratoriju i bilježi njegov točan status. U 14:10 skladište blokira identificirane tvorničke zalihe. U 14:25 zasebna hladnjača potvrđuje svoju uputu, dok količina vanjskog prijemnika ostaje nepotvrđena. U 15:00 ažuriranje naloga izvješćuje te tri činjenice odvojeno. Ova izmišljena vremena pokazuju rekordnu strukturu; to nisu GreenLand obećanja vremena odgovora ili pravilo da svaki incident mora slijediti taj raspored.

Sljedeće ažuriranje trebalo bi riješiti vanjsku količinu ili je zadržati kao otvorenu radnju s imenovanim vlasnikom. Ako primatelj javi da se dio količine pomaknuo, dodajte sljedeću lokaciju i sačuvajte prvi odgovor. Nemojte zamijeniti "čeka potvrdu" sa "na čekanju" samo zato što je poruka isporučena. Tim za incident treba stvarni status kontrole kako bi odredio sljedeće korake. Ova razlika postaje osobito korisna kada uredi, hladnjače i uvoznici rade u različitim vremenskim zonama.

Testirajte mehanizam otpuštanja kao i obavijest. Druga ovlaštena osoba može provjeriti identificira li referenca odluke ispravnu partiju i podskup, primjenjuje li skladišni sustav odobreni status i koristi li sljedeća uputa za komisioniranje revidirani zapis. Provjera se odnosi na stvarni prijelaz, a ne na još jedan potpis na istom PDF-u. Ako pogrešna paleta ostane dostupna za komisioniranje, izvrsno izvješće o istrazi još nije proizvelo učinkovitu kontrolu zaliha.

Sačuvajte izvorna izvješća i povijest transakcija u skladu s važećim zahtjevima za čuvanje evidencije i dogovorenim programom za korisnike. Neka se ispravljeni dokument razlikuje od zamijenjene verzije. Kada se datoteka dijeli izvana, zaštitite nepovezane podatke o kupcima i komercijalne informacije, a istovremeno zadržite identifikatore i kvalifikacije potrebne za tumačenje. Redigirano izvješće i njegov neredigirani kontrolirani izvornik trebaju ostati povezani u indeksu. Taj dogovor podržava pregled bez pretvaranja povjerljivosti u razlog za uklanjanje bitnih dokaza.

Za ponovnu isporuku provjerite je li incident promijenio dogovoreno uzorkovanje, laboratorij, specifikaciju, put obrade ili uvjete puštanja. Verzirajte relevantne dokumente i priopćite revidirani plan prije proizvodnje. GreenLand može organizirati tu primopredaju narudžbe tako da kupac vidi koji se zahtjev promijenio, koji će zapisi biti isporučeni i tko će odobriti sljedeću seriju.

Svakom privremenom odobrenju dajte njegovu stvarnu granicu. Odluka ograničena na jedan lot, jednu korisničku prijavu ili jedan put daljnje obrade ne bi trebala postati trajno dopuštenje za svaku kasniju narudžbu. Sljedeći recenzent treba prihvaćenu količinu, dopuštenu upotrebu, relevantne uvjete i točku u kojoj je potrebna nova revizija. Zadržite ta ograničenja u zapisu o izdavanju koje skladište i prodajni tim zapravo koriste.

Ishod je odluka o proizvodu koju drugi kvalificirani recenzent može rekonstruirati. Popis, izvješća i odobrenja upućuju na istu seriju i količinu. To timu za nabavu daje pouzdan status za planiranje uz očuvanje tehničkih i regulatornih odgovornosti povezanih s hranom.